ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства аграрної політики України
11.08.2005 N 374
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
23 вересня 2005 р. за N 1098/11378
ПОРЯДОК
ведення основного реєстру складських документів на зерно та зерна, прийнятого на зберігання, і реєстру зернового складу
1. Загальні положення
1.1. Ведення основного реєстру складських документів на зерно та зерна, прийнятого на зберігання, реєстру зернового складу здійснюється відповідно до Закону України “Про зерно та ринок зерна в Україні”, постанови Кабінету Міністрів України від 17 листопада 2004 року N 1569 “Про забезпечення реалізації деяких положень Закону України “Про зерно та ринок зерна в Україні”.
1.2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:
основний реєстр складських документів на зерно та зерна, прийнятого на зберігання (далі – Реєстр), – електронна база даних, що формується на основі реєстрів, які ведуться на зернових складах, що містить відомості про зерно (заставне зерно), прийняте зерновими складами на зберігання у визначеному обсязі й до визначеного строку, та про видані ними складські документи на зерно та про держателів таких документів;
адміністратор Реєстру – державне підприємство “Держреєстри України” Мінагрополітики України, що здійснює створення Реєстру, забезпечує його функціонування, технічне, технологічне та програмне забезпечення ведення Реєстру, відповідає за збереження відомостей та захист від несанкціонованого доступу до Реєстру та від руйнування, має повний прямий доступ до структури єдиної комп’ютерної бази Реєстру, здійснює замовлення, облік, постачання і контроль за використанням реєстраторами бланків складських документів на зерно, бланків витягів з Реєстру, технічне навчання реєстраторів, здійснює інформаційно-довідкове обслуговування Реєстру та виконує інші функції, передбачені цим Порядком;
відомості про юридичних та фізичних осіб (відомості про особу) – це відомості про юридичних та фізичних осіб, що містять такі дані: для юридичних осіб – резидентів – найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для юридичних осіб – нерезидентів – найменування, місцезнаходження та держава, в якій зареєстрована особа); для фізичних осіб – громадян України – прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання та ідентифікаційний номер (для фізичних осіб – іноземців або осіб без громадянства – прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), місце проживання за межами України). У разі, якщо уповноважена особа діє від імені держателя складського документа на зерно, – також відповідну довіреність;
витяг – документ, який свідчить про внесення запису до Реєстру або про відсутність такого запису;
держатель Реєстру – Мінагрополітики України, що забезпечує ведення Реєстру та здійснює інші функції відповідно до цього Порядку;
запит – документ установленої держателем Реєстру форми, який подається реєстратору або адміністратору і на підставі якого формується витяг з Реєстру;
книга реєстрації складських документів на зерно та зерна, прийнятого на зберігання (далі – Книга реєстрації), – форма ведення реєстру зернового складу на паперових носіях.
Книга реєстрації складається з двох частин:
перша – журнал реєстрації складських документів на зерно та зерна, прийнятого на зберігання;
друга – підшивання другого примірника складських документів на зерно, окремо щодо кожного виду складського документа (складських квитанцій, простих складських свідоцтв, подвійних складських свідоцтв);
номер запису в Реєстрі – порядковий номер, під яким здійснено запис у реєстрі зернового складу;
реєстр зернового складу – база даних, що містить відомості про зерно (заставне зерно), що прийняте зерновим складом на зберігання у визначеному обсязі й до визначеного строку, про видані ним складські документи на зерно та про володарів таких документів. Реєстр зернового складу ведеться у двох формах: електронна база даних, яка є складовою частиною Реєстру, та на паперових носіях (Книга реєстрації);
реєстратори – зернові склади, які згідно з договорами, укладеними з адміністратором Реєстру, проводять реєстрацію записів у Реєстрі, вносять зміни у Реєстр, приймають запити держателів складських документів (уповноважених ними осіб) та видають їм витяги з Реєстру на спеціальних бланках суворої звітності, а також виконують інші функції, передбачені цим Порядком та договорами, укладеними з адміністратором Реєстру. У разі припинення виконання своїх функцій реєстратор зобов’язаний передати всі документи та матеріали, пов’язані з виконанням своїх функцій, адміністратору Реєстру.
2. Реєстрація записів у Реєстрі та внесення змін у Реєстр
2.1. Для ведення Реєстру використовується уніфіковане програмне забезпечення, яке постачається реєстраторам адміністратором Реєстру.
2.2. При заповненні обов’язкових реквізитів складського документа на зерно (заставне зерно) (далі – складський документ) у реєстр зернового складу (в електронному вигляді) вносяться відомості з присвоєнням їм порядкового номера про складський документ та зерно, на яке такий документ було виписано.
Ідентичний порядковий номер вноситься у відповідну графу бланків першого і другого примірників виписаного складського документа, після чого перший примірник передається власнику зерна (уповноваженій ним особі), а другий примірник підшивається у Книгу реєстрації. Власник зерна (уповноважена ним особа) на підтвердження отримання складського документа на зерно ставить підпис у журналі реєстрації складських документів на зерно та зерна, прийнятого на зберігання (додаток 1).
При реєстрації складських документів на зерно, яке зберігається згідно з договором на заставну закупку зерна та відповідальне зберігання заставного зерна, на обох примірниках простого складського свідоцтва та подвійного складського свідоцтва (частини А, Б) у правому верхньому куті документа реєстратором вчиняється напис (штамп) “ЗАСТАВНЕ ЗЕРНО”.
2.3. Реєстратор зобов’язаний щоденно надсилати до Реєстру в порядку, визначеному адміністратором Реєстру, всі відомості, що вносяться до реєстру зернового складу, у форматі, який визначається уніфікованим програмним забезпеченням.
2.4. Внесення змін у Реєстр здійснюється реєстратором шляхом внесення запису до Реєстру у разі:
а) погашення зіпсованого при виписці чи пошкодженого при транспортуванні бланка складського документа;
б) видачі нового складського документа при прийманні зерна на зберігання;
в) видачі нових складських документів замість раніше виданих складських документів без відвантаження чи переоформлення зерна;
г) погашення раніше виданого складського документа у зв’язку із повним або частковим відвантаженням чи переоформленням зерна;
ґ) погашення раніше виданого складського документа у зв’язку із втратою або пошкодженням складського документа;
д) погашення раніше виданого складського документа у зв’язку із виявленням помилок у складському документі;
е) вчинення індосаменту;
є) надання кредиту під заставу зерна, прийнятого на зберігання за простим або подвійним складським свідоцтвом;
ж) втрати чинності складських документів при невитребуванні заставного зерна в установлений термін;
з) видачі дубліката простого складського свідоцтва;
и) видачі витягу з Реєстру.
2.5. Для внесення змін у Реєстр відповідно до підпунктів “в”, “г”, “ґ”, “д”, “е” пункту 2.4 держатель складського документа (уповноважена ним особа) повинен звернутися до реєстратора із заявою про внесення змін у Реєстр.
У заяві зазначаються:
– відомості про особу, яка звернулась із заявою;
– порядковий номер запису, до якого необхідно внести зміну;
– серія та номер складського документа;
– підстави внесення змін у Реєстр;
– зміна, яку пропонується внести у Реєстр.
2.6. Внесення змін у Реєстр у зв’язку з втратою складського свідоцтва на зерно здійснюється безпосередньо після надходження відповідної заяви. При цьому зерновий склад припиняє операції щодо зерна, на який цей документ був виданий, до відновлення прав за втраченим складським свідоцтвом на підставі рішення суду.
В інших випадках реєстратор після надходження заяви про внесення змін у Реєстр перевіряє достовірність наведених у заяві відомостей і протягом трьох робочих днів вносить зміну у Реєстр та, в разі потреби, видає нові складські документи з погашенням раніше виданих. На підтвердження факту отримання нових складських документів держатель (уповноважена ним особа) ставить підпис у журналі реєстрації.
2.7. У разі виявлення помилок у виданих складських документах з вини реєстратора він погашає ці складські документи, вносить зміни у Реєстр та видає новий документ держателю складського документа (уповноваженій ним особі) безкоштовно. На підтвердження факту отримання нового документа держатель (уповноважена ним особа) ставить підпис у журналі реєстрації.
У разі пошкодження складського документа, якщо таке пошкодження дозволяє ідентифікувати документ як достовірний, реєстратор на підставі другого примірника складського документа, що зберігається у нього, за рахунок держателя складського документа (уповноваженої ним особи), який звернувся із заявою про заміну складського документа, видає новий складський документ з тими самими обов’язковими реквізитами, крім номера, серії та порядкового номера документа. На підтвердження факту отримання нових складських документів держатель (уповноважена ним особа) ставить підпис у журналі реєстрації. При цьому вносяться зміни у Реєстр та вилучається з обігу і погашається пошкоджений складський документ.
При пошкодженні подвійного складського свідоцтва нове подвійне складське свідоцтво видається лише при наданні обох частин (А і Б) подвійного складського свідоцтва одночасно.
Якщо на пошкодженому простому складському свідоцтві вчинено індосамент, то воно може бути замінено лише при наданні реєстратору дубліката цього документа.
2.8. Вчинення індосаменту на складському свідоцтві про перехід права власності на зерно, прийняте на зберігання, проводиться у присутності реєстратора, що видав складський документ, з наступним внесенням індосаменту до другого примірника складського свідоцтва, що зберігається у реєстратора, внесенням запису до журналу реєстрації індосаментів (додаток 2) та змін у Реєстр. При цьому попередній держатель складського свідоцтва повинен повністю розрахуватись із зерновим складом за надані ним послуги зі зберігання зерна.
2.9. Відповідно до статті 14 Закону України “Про сертифіковані товарні склади та прості і подвійні складські свідоцтва” передбачено, що заставодержатель повинен протягом трьох робочих днів письмово проінформувати сертифікований склад, який видав подвійне складське свідоцтво, про прийняття товару в заставу.
2.10. Відмова у внесенні змін у Реєстр надається у письмовій формі із зазначенням причин відмови.
2.11. Відомості, внесені до Реєстру та реєстру зернового складу, повинні зберігатися як в електронному вигляді, так і на паперових носіях не менш як три роки після закінчення строку зберігання зерна.
3. Користування Реєстром
3.1. Користування Реєстром здійснюється шляхом отримання витягів з Реєстру на спеціальних бланках єдиного зразка, зразок і опис яких затверджується держателем Реєстру, та/або через єдину комп’ютерну базу даних, підключення до якої здійснюється адміністратором Реєстру на підставі укладеного з ним договору.
У витязі з Реєстру містяться відомості з Реєстру про один складський документ.
Бланки витягів є бланками суворої звітності, виготовлення, отримання, доставка, облік, зберігання, видача, списання яких проводяться згідно із законодавством України.
Примірник бланка має номер і серію. Номер складається із шести цифр, а серія – з двох літер.
Бланки витягів виготовляються на спеціально захищеному та високоякісному папері в двох примірниках – оригіналі та копії.
3.2. Держатель складських документів (уповноважена ним особа) має право на отримання витягу про наявність та відсутність запису в Реєстрі про складські документи та зерно, шляхом подання запиту до реєстратора, який видав складські документи.
3.3. Інші фізичні або юридичні особи можуть отримати витяг з Реєстру виключно шляхом подання запиту адміністратору Реєстру.
3.4. У запиті зазначаються такі відомості:
– відомості про особу, яка звернулась із запитом;
– поточний номер запису;
– серія, номер бланка складського документа;
– перелік відомостей, які бажає отримати особа, що звернулася із запитом.
До запиту додається документ про внесення плати за видачу витягу.
3.5. Витяг з Реєстру, який надається реєстратором держателю складських документів (уповноваженій ним особі) на підставі запиту, містить таке:
– відомості про особу – держателя складського документа;
– дату внесення запису у Реєстрі;
– поточний номер запису у Реєстрі;
– найменування та місцезнаходження зернового складу, який видав складський документ;
– вид складського документа;
– номер, серію бланка складського документа;
– дату видачі складського документа;
– найменування та залікову вагу зерна, прийнятого на зберігання;
– відомості про наявність або відсутність обтяження на зерно;
– строк зберігання зерна, якщо такий строк встановлюється, або вказівку, що зерно прийняте на зберігання до запитання, у межах дії сертифіката на відповідність послуг із зберігання зерна та продуктів його переробки, виданого зерновому складу;
– інші відомості, що вказані в запиті, щодо даного складського документа на зерно та зерна, що належить держателю цього документа.
Термін дії витягу на паперовому носії, виданого реєстратором держателю складського документа, складає три дні, упродовж яких зерновий склад припиняє операції із зерном, відомості про яке містяться у витязі.
3.6. У разі відсутності необхідних відомостей у Реєстрі використовуються відомості Книги реєстрації.
3.7. Витяг з Реєстру, який надається адміністратором Реєстру будь-якій фізичній або юридичній особі на підставі її запиту, містить таке:
– відомості про особу – отримувача витягу;
– дату внесення запису до Реєстру;
– поточний номер запису у Реєстрі;
– вид складського документа;
– серію, номер бланка складського документа;
– найменування та місцезнаходження зернового складу, що прийняв зерно на зберігання і видав складський документ;
– відомості про особу – держателя складського документа;
– найменування та залікову вагу зерна, прийнятого на зберігання за даним складським документом;
– відомості про наявність або відсутність обтяження на зерно;
– строк зберігання зерна, якщо такий строк встановлюється, або вказівку, що зерно прийняте на зберігання до запитання, у межах дії сертифіката на відповідність послуг із зберігання зерна та продуктів його переробки, виданого зерновому складу.
3.8. Реєстратор Реєстру або адміністратор Реєстру протягом трьох робочих днів з дня отримання запиту надає особі, що звернулася із запитом, витяг з Реєстру на паперовому носії, вносить відомості про надання витягу до Реєстру. На підтвердження факту отримання витягу отримувач витягу (уповноважена ним особа) ставить підпис у журналі реєстрації витягів (додаток 3). Копія витягу зберігається у реєстратора або адміністратора Реєстру протягом трьох років з моменту видачі витягу.
3.9. У наданні витягу з Реєстру може бути відмовлено, якщо особа, що звернулася із запитом, не має права на отримання тих відомостей, які були викладені в її запиті, або не дотримані вимоги, передбачені цим Порядком, у тому числі, коли:
– відсутній документ, що підтверджує внесення плати за одержання витягу;
– плату внесено не в повному обсязі;
– у запиті відсутні, неповністю або нечітко визначені відомості, зазначені в пункті 3.4 цього Порядку.
Відмова у наданні витягу з Реєстру на паперовому носії надається у письмовій формі з зазначенням причин відмови.
3.10. Державним органам видаються витяги з основного реєстру та реєстру зернового складу на підставі запитів, зроблених у зв’язку із здійсненням ними своїх повноважень, що визначені законодавством України.
4. Плата за користування Реєстром
4.1. За підключення до електронного Реєстру та отримання витягів з Реєстру на паперових носіях або в електронному вигляді справляється плата, що визначається держателем Реєстру (додаток 4).
4.2. Державні органи звільняються від плати за видачу витягів.
4.3. Матеріально-технічне забезпечення функціонування Реєстру здійснюється за рахунок плати за внесення записів до Реєстру, внесення змін у Реєстр, видачі витягів з Реєстру і підключення до Реєстру через єдину комп’ютерну базу даних. Плата вноситься на поточний рахунок адміністратора Реєстру.
Голова Держконтрольсільгосппроду
О.І.Білий
